Referent:in Personalkosten- und Projektcontrolling / Fördermittelverwaltung (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · Berlin

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Agora Energiewende
Sie sind ein Zahlenmensch und alles, was mit Berechnungen zu tun hat, finden Sie spannend? Sie kommunizieren gerne und können wirtschaftliche Zusammenhänge gut erklären? Sie suchen nach einer Aufgabe, bei der Sie etwas verändern und in der Sie mit Ihren Fähigkeiten den Wandel zur Klimaneutralität aktiv unterstützen können?
Dann sollten wir uns kennenlernen.

Wir, das sind die Think Tanks Agora Energiewende, Agora Industrie und Agora Agrar, die wissenschaftlich fundierte und politisch umsetzbare Wege erarbeiten, damit der Weg in Richtung Klimaneutralität gelingt. Mit gut 100 Mitarbeitenden an weltweit vier Standorten kombinieren wir in unserer täglichen Arbeit Forschung, Dialog und Öffentlichkeitsarbeit, um Antworten auf jene Fragen zu finden, die für die Transformation von Energie- und Industriesystemen sowie den Umbau zu einer nachhaltigen Ernährung, Land- und Forstwirtschaft entscheidend sind. Wir agieren unabhängig und frei von wirtschaftlichen oder parteipolitischen Interessen. Unser Team ist international zusammengesetzt; wir kommunizieren intern und extern überwiegend auf Englisch. Wir sind eine gemeinnützige Organisation. Unsere Finanzierung stammt aus Zuwendungen von Stiftungen und öffentlichen Institutionen.

Zur Verstärkung unseres Finanz- und Personalteams suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt für unseren Hauptsitz am Standort Berlin (Hackescher Markt) eine:n
Referent:in Personalkosten- und Projektcontrolling / Fördermittelverwaltung (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit (mind. 75%)

Sie werden Teil eines engagierten und kollegialen Teams und arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche zusammen. Wir sind ein Team von intrinsisch motivierten Menschen mit verschiedenen fachlichen und kulturellen Hintergründen. Wir kommunizieren transparent und legen viel Wert auf Feedback. 
Die Aufgaben
  • Projektbezogene Auswertung der Personalkosten,
  • Management und Kontrolle der Arbeitszeitnachweise sowie Konsolidierung mit der Personalkostenabrechnung,
  • Pflege personalkostenrelevanter Daten im Rahmen der Projektplanung,
  • Unterstützung bei Entwicklung und Einführung eines neuen Systems für die Personalkostenerfassung und-planung und Buchung auf die verschiedenen Projekte,
  • Eigenständiges Finanzmanagement international geförderter Drittmittelprojekte,
  • Planung, Überwachung und Analyse von Projektausgaben, Soll-/Ist-Vergleich, Kontrolle der Liquidität, Planung und Erstellung der Mittelabrufe,
  • Erstellung und Prüfung von Zwischen- sowie Endnachweisen entsprechend den jeweiligen Förder-Vorgaben sowie regelmäßige Kommunikation mit den Drittmittelgebern,
  • Vorbereitung und Begleitung von externen Prüfungen,
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung projektinterner Prozesse im direkten Austausch mit den Projektleiter:innen,
  • Unterstützung bei der Optimierung und Dokumentation der Prozesse in der Fördermittelverwaltung sowie im Personalkostenbereich.
Wir bieten
  • die Chance, in einem engagierten Team an einer wesentlichen Zukunftsaufgabe mitzuwirken,
  • die Möglichkeit finanzwirtschaftliche Prozesse in einer gemeinnützigen Organisation aktiv mitzugestalten,
  • ein diverses und internationales Arbeitsumfeld in einer kooperativen Arbeitsatmosphäre mit flachen Kommunikations- und Entscheidungshierarchien;
  • einen attraktiven Arbeitsplatz in Berlin-Mitte und die Option zum hybriden Arbeiten mit einer guten digitalen Ausstattung,
  • ein umfassendes Onboarding-Programm sowie die Einarbeitung in das organisationsweit genutzte Finanzmanagement-Tool,
  • Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung; z.B. Zugang zu einer Coachingplattform für mentale Gesundheit,
  • einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag.
Wir erwarten
  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder (Fach-)Hochschul-/ Bachelorstudium der Betriebs- oder Verwaltungswirtschaft oder einen vergleichbaren Abschluss,
  • Berufserfahrung in der Drittmittelverwaltung ist von Vorteil,
  • Freude an Teamarbeit und dem Optimieren bestehender Arbeitsabläufe,
  • hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte, sorgfältige und zielorientierte Arbeitsweise,
  • ein sehr gutes Zahlenverständnis,
  • sehr sicheren Umgang mit MS Office Anwendungen, insbesondere Excel,
  • verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift,
  • Interesse an Projektmanagement Tools wie z.B. odoo, etc. erwünscht.
Bewerbung
Fühlen Sie sich von unserer Ausschreibung angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre  Bewerbung bis zum 17.11.2022
Bitte benutzen Sie die untenstehende Schaltfläche und laden Sie Ihr Motivationsschreiben und Ihren Lebenslauf mit Angabe Ihres Gehaltswunsches hoch.
Aus Gründen der Objektivität bitten wir Sie, von einem Bewerbungsfoto abzusehen.
Wir wollen eine Energiewende für alle von allen. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Personen aus Gruppen, die in der Energiepolitik bisher unterrepräsentiert waren. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht und Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und Alter sowie sexueller Orientierung.  Leider sind unsere Büros nicht vollständig barrierefrei, aber wir arbeiten an Lösungen. 
Bei Fragen können Sie sich gerne an Andrea Reis unter andrea.reis@agora-energiewende.de wenden.
Über uns

Agora  Energiewende, Agora Industrie und Agora Agrar arbeiten als Think Tanks an der Umsetzung eines global klimaneutralen Energiesystems, der klimaneutralen  Transformation der Industrie sowie der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele im Bereich Ernährung, Land- und Forstwirtschaft. Mit etwa 140 Mitarbeitenden an weltweit drei Standorten kombinieren wir in unserer täglichen Arbeit Forschung,  Dialog und Öffentlichkeitsarbeit. Wir agieren unabhängig und frei von wirtschaftlichen oder parteipolitischen Interessen.

Agora Energiewende
As independent and non-partisan think tanks, we develop evidence-based strategies for ensuring the success of clean energy transitions around the globe. With a good 100 employees at four locations worldwide, we combine research, dialog and public relations in our daily work to find answers to those questions that are crucial for the transformation of energy and industrial systems as well as the transformation to sustainable food, agriculture and forestry. Our international team communicates internally and externally predominantly in English. We are a non-profit organization with funding from grants, foundations and public institutions.

To strengthen our finance team in our headquarter in Berlin (Hackescher Markt) we are looking for an 
Officer Personnel Costs Controlling / Grant Management 
full or part-time (min. 75%)
 
You will become part of a dedicated and collegial team and work closely with colleagues from other departments. We are a team of intrinsically motivated people with different professional and cultural backgrounds. We communicate transparently and providing feedback is important to us.
Your responsibilities include
  • Project-related evaluation of personnel costs,
  • management and control of timesheets and consolidation with personnel cost accounting,
  • maintain personnel cost relevant data as part of project planning
  • support the development and implementation of a new system for personnel cost recording and planning and allocation of cost centers
  • independent financial management of internationally funded third-party projects,
  • planning, monitoring and analysis of project expenditures, target/actual comparison, control of liquidity, planning and preparation of calls for funds,
  • preparation and review of interim as well as final proofs according to the respective funding requirements as well as regular communication with the third-party funders,
  • preparation and support of external audits,
  • organizational preparation and follow-up of internal project processes in direct exchange with the project managers,
  • support in the optimization and documentation of processes in the administration of funding.
What we offer
  • The opportunity to work in a committed team on an essential task for the future;
  • the opportunity to actively shape financial processes in a non-profit organization;
  • a diverse and international working environment in a cooperative working atmosphere with flat communication and decision-making hierarchies;
  • an attractive workplace in Berlin-Mitte and the option of hybrid working with good digital equipment;
  • a comprehensive onboarding program and familiarization with the financial management tool used throughout the organization;
  • opportunities for professional and personal development, e.g. access to a online coaching platform for mental wellbeing.
  • an employment contract initially limited to two years.
We are looking for
  • Completed commercial training and/or (technical) university/bachelor's degree in business administration or administration or a comparable degree,
  • professional experience in third-party funding management is an advantage,
  • enjoyment of teamwork and optimizing existing work processes,
  • a high degree of initiative as well as a structured, careful and goal-oriented approach to work,
  • a very good understanding of numbers,
  • very confident handling of MS Office applications, especially Excel,
  • business fluent German and English, both written and spoken,
  • interest in project management tolls like odoo etc. desired.
How to apply
 
Are you interested in this job? 
Then we look forward to receiving your application by November 17, 2022.
Please use the button below and upload your letter of motivation and your CV including your desired salary.
For reasons of objectivity, we ask that you refrain from submitting an application photo.

We want an energy transition for everyone from everyone. Therefore, we are particularly pleased to receive applications from people from groups that have been underrepresented in energy policy. We welcome applications regardless of gender and gender identity, nationality, ethnic origin, religion or belief, disability and age, and sexual orientation.  Unfortunately, our offices are not completely barrier-free, but we are working on solutions. 

If you have any questions, please feel free to contact Andrea Reis at andrea.reis@agora-energiewende.de.
About us

Agora Energiewende, Agora Industry and Agora Agriculture develop evidence-based strategies for ensuring the success of clean energy, industry and agricultural transitions and around the globe. As independent and non-partisan think tank and policy laboratory, we analyse upcoming challenges, share knowledge with decision-makers and stakeholders and enable a productive exchange of ideas.

We are looking forward to hearing from you!
Thank you for your interest in working with us at Agora Energiewende. Please fill out the following short form. Should you have difficulties with the upload of your data, please send an email to recruiting@agora-energiewende.de.

Please upload your CV and a short cover letter (max. 20 MB in total, pdf format only).

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